Urząd Gminy Kolbudy sięga po nowe narzędzia elektroniczne, które usprawnią tzw. obieg dokumentów i ułatwią interesantom docieranie do najważniejszych informacji dotyczących funkcjonowania administracji. Od początku sierpnia br. mieszkańcy mogą już korzystać z odświeżonego i bardziej przyjaznego użytkownikom Biuletynu Informacji Publicznej, do którego link znajduje się w serwisie kolbudy.pl. Elektroniczny Obieg Dokumentacji, który uruchomiono przed kilkoma dniami to z kolei system, który ma usprawnić pracę urzędników.
Mieszkańcy lubią wiedzieć co dzieje się w urzędzie. Chętnie zaglądają więc do Biuletynu Informacji Publicznej, w którym umieszczane są najważniejsze informacje oraz dokumenty. Aby dotrzeć do tego czego szukamy trzeba niekiedy poświęcić trochę czasu, przeglądając kolejne zakładki biuletynu. Żeby przeczesywanie zasobów BIP nie przypominało przysłowiowego szukania igły w stogu siana, odświeżono nieco ten urzędowy serwis.
- Nowa szata jest bardziej przejrzysta, a wiadomości bardziej uporządkowane tematycznie - mówi wójt Andrzej Chruścicki. - Większość z nas przegląda dziś internet za pomocą smartfona. Wykorzystywane narzędzia muszą więc być dostosowane do rozwoju technologicznego. Myślę, że w nowej szacie serwis prezentuje się lepiej i jest prostszy w obsłudze.
To nie jedyne nowe narzędzie wdrożone w ostatnich dniach w Urzędzie Gminy Kolbudy. Elektroniczny Obieg Dokumentacji ma usprawnić i uporządkować przepływ dokumentów między urzędnikami. System pozwala kontrolować przepływ korespondencji prowadzonej w ramach poszczególnych spraw. Ułatwia dekretację pism i ogranicza ilość wykorzystywanego papieru. Nowe narzędzie pilnuje również, aby dana sprawa rozpatrzona została zgodnie z instrukcją kancelaryjną i zachowaniem terminów.
- System jest już stosowany w wielu instytucjach i dobrze się sprawdza - mówi wójt Andrzej Chruścicki. - Łatwo sprawdzić na jakim etapie znajduje się dana sprawa. System jest szczelny i poprawia bezpieczeństwo danych. Narzędzie porządkuje prowadzenie postępowań i ułatwia archiwizację. Pozwala też wyeliminować sporo zbędnego papieru. Stajemy się więc bardziej „eko”. Za kilka lat system elektronicznego obiegu będzie musiał być wdrożony we wszystkich urzędach. Papierowa dokumentacja stopniowo zastępowana jest elektroniką i powoli odchodzi do lamusa.
info/foto: www.kolbudy.pl